Reforzar la identidad de una corporación, es uno de los objetivos fundamentales de los eventos que realizan las distintas empresas.
Organizar un evento de éxito para miles de clientes es la forma de acercarlos a los productos y servicios de la compañía, estableciendo relaciones comerciales aún más fuertes que aquellas con las que la firma ya contaba.
Pasos para crear un evento de éxito para miles de clientes
Las empresas más importantes depositan un porcentaje de su presupuesto para realizar este tipo de eventos, debido a sus grandes beneficios comerciales. Si quieres saber paso a paso cómo se organiza un evento para fidelizar a miles de clientes no dejes de leer este artículo.
1. Un evento empresarial como modo de conexión
Cuando las compañías piensan en organizar un evento para miles de clientes tienen un objetivo primordial, que es el de conectar con su comunidad, celebrando con quienes la empresa tiene como personas claves, que son los compradores de sus productos, o quienes obtienen sus servicios.
El contacto directo con el público objetivo, logrando afianzar la relación, conociéndolos e intentando llegar de una forma certera y sentida a tocar sus emociones, hace de este tipo de eventos un canal de comunicación fundamental para cualquier tipo de negocio, aumentando de esta forma la fidelización con los mismos y ofreciendo una faceta más cercana y más humana de los contenidos, y la información de la empresa para los clientes.
2. Delimitar los objetivos es el primer paso
Frente a la decisión de organizar un evento para lograr una mejor conexión con los clientes, lo primero que puede sobrevenir es el estés de que todo salga de la misma forma que se ha planeado, y para que el plan y el evento sean correlativos, la mejor forma es establecer los objetivos y las metas de este encuentro.
Existen muchos objetivos que se pueden perseguir a la hora de organizar un evento de características multitudinarias para clientes, como sorprenderlos, capacitar a usuarios sobre determinados aspectos, entretenerlos, e incluso promocionar algún nuevo producto, acercando a los clientes a este nuevo desarrollo.
Saber qué objetivos se persiguen y qué se busca lograr con el evento hace mucho más fácil la planificación de las herramientas, y los medios para llegar a alcanzar estas metas.
Generalmente las empresas buscan fidelizar a sus clientes más importantes, atraer a potenciales clientes, generar una red con aliados y proveedores, e incluso motivar a los colaboradores.
Sabiendo qué mensaje se quiere transmitir y la experiencia que queremos que cada uno de los miles de clientes convocados merecen vivir, es mucho más fácil decidir cuáles serán los aspectos del evento, teniendo una idea del presupuesto con el que se debe contar, el tiempo que esta durará, y las actividades que se llevarán a cabo para la comodidad y el bienestar de los participantes.
3. Diseñar el mejor evento para tus clientes
Para que un evento para muchos clientes logre el éxito que se busca es fundamental diseñar y planificar todo a la perfección, ya que de esta forma el cliente vivirá la experiencia que queremos que viva, y se logrará el objetivo de la conexión con ellos.
Los horarios de llegada, las actividades que se llevarán a cabo, el tiempo de montaje y la logística son aspectos tan importantes como elegir la temática de la fiesta, organizar los visuales, y el material de la marca con la que esta contará.
El primero de los aspectos fundamentales es el de la planificación, elección, ejecución y control de todo lo relacionado a las tareas que se tienen que realizar antes de que el evento se realice, con todas las revisiones pertinentes en lo que tiene que ver con los responsables y proveedores de cada uno de los servicios que integrarán el evento en general, concretando la invitación a los clientes con una anticipación de al menos 20 días, para que estos tengan el tiempo necesario para realizar la confirmación.
La otra parte es lograr la coordinación necesaria para la jornada en la que se realiza la fiesta, como responsables, alternativas y tareas, así que para esto se debe realizar una estructura previa de cómo se llevará a cabo este evento, contando con un plan principal y también tener a mano un Plan B, a modo de solución a cualquier tipo de improvistos.
4. Elige bien la fecha
La fecha puede depender del esquema de eventos con el que cuenta la compañía. Si se suele realizar un evento semestral, realizar uno a mitad de año y otros sobre el final del mismo puede ser importante, pero considerar la fecha en la que se realiza un encuentro es muy importante para lograr una mayor convocatoria.
Es necesario considerar fechas especiales o fiestas, para que nuestros clientes puedan concurrir sin inconvenientes.
5. El lugar
Se debe tener en cuenta que el sitio donde se realizará el evento, ya que este debe contar con las dimensiones para poder invitar a la cantidad de personas que queremos que asistan, y debe contar con comodidades como estacionamiento, lugar cubierto en caso de lluvias y muchas otras variables que se deben tener en cuenta para evitar inconvenientes durante el encuentro.
6. Participantes y menú
Las invitaciones y las acreditaciones deben estar perfectamente pensadas, y se debe invitar a ese target de personas en los que la empresa quiere generar un impacto. Un menú diverso también es importante para cubrir el gusto de todos.
